BIP - Urząd Miejski w Lubniewicach

Zarządzenie nr 48/2011Burmistrza Lubniewicz dnia 12 grudnia 2011w sprawie Regulaminu przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miejskim oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy Lubniewice

Zarządzenie nr 48/2011
Burmistrza Lubniewic
z dnia 12 grudnia 2011

w sprawie Regulaminu przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miejskim oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych gminy Lubniewice

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym  (Dz. U. 2001, Nr 142, poz. 1591, ze zm.) zarządzam, co następuje:

Rozdział I

Przepisy ogólne
§ 1. 1. Regulamin niniejszy określa:
1) zasady i tryb przeprowadzania kontroli działalności komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego  oraz pozostałych jednostek organizacyjnych gminy Lubniewice
2) zasady postępowania w przypadku kontroli prowadzonej przez uprawnione instytucje lub organy zewnętrzne.
2. Przepisów niniejszego Zarządzenia nie stosuje się do prowadzenia kontroli finansowej oraz kontroli podatkowej, której wykonywanie należy do właściwości Wydziału Finansowego na podstawie odrębnych przepisów.

§ 2. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o:
1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Lubniewicach;
2) kierownikach  – należy przez to rozumieć w Urzędzie  Kierowników Referatów, samodzielne stanowiska;
3) kierownikach jednostek organizacyjnych – należy przez to rozumieć kierowników, dyrektorów  jednostek organizacyjnych gminy Lubniewice;
4) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć w Urzędzie referaty (z wyłączeniem Biura Rady Miejskiej) i samodzielne stanowiska  oraz Urząd Stanu Cywilnego;
5) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne gminy Lubniewice–  z wyłączeniem Urzędu Miejskiego w Lubniewicach;
6) komórkach kontrolowanych – należy przez to rozumieć komórki organizacyjne Urzędu, w których prowadzona jest kontrola;
7) jednostkach kontrolowanych – należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne, w których prowadzona jest kontrola;
8) kontrolerów – należy przez to rozumieć pracowników Urzędu wyznaczonych przez Burmistrza do przeprowadzenia kontroli;
10) kontrolowanym – należy przez to rozumieć osobę, komórkę organizacyjną lub jednostkę organizacyjną, która podlega kontroli;
11) organach kontroli zewnętrznej – należy przez to rozumieć uprawnione do kontroli, m.in.: Najwyższą Izbę Kontroli, Regionalną Izbę Obrachunkową, Państwową Inspekcję Pracy, Wojewodę Lubuskiego, Naczelnika Urzędu Skarbowego, Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej, Komendanta Państwowej Straży Pożarnej, Komendanta Wojewódzkiego Policji, Powiatowego Inspektora Sanitarno – Epidemiologicznego, Komisję Rewizyjną Rady Miejskiej w Lubniewicach.

§ 3. 1. Kontrolę przeprowadza się w celu ustalenia stanu faktycznego dotyczącego działalności komórek i jednostek kontrolowanych, jej udokumentowania, formułowania wniosków i zaleceń zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenia osób za nie odpowiedzialnych.
2. Kontrolę przeprowadza się jako:
1) kompleksową – obejmującą całokształt działalności komórki lub jednostki kontrolowanej;
2) problemową – obejmującą wybrane zagadnienia z działalności komórki lub jednostki kontrolowanej;
3) sprawdzającą – mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli;
4) doraźną – mającą charakter interwencyjny, wynikający z potrzebnego pilnego zbadania nagłych zdarzeń.

Rozdział II

Przygotowanie kontroli
§ 4. Przeprowadzenie kontroli zarządza Burmistrz Lubniewic.

§ 5. 1. Kontrolę przeprowadzają wyznaczeni przez Burmistrza pracownicy Urzędu;
2. Burmistrz Lubniewic może powołać do przeprowadzenia kontroli zespół kontrolerów w formie okólnika, w którym wyznacza przewodniczącego zespołu.
3. Do zadań przewodniczącego zespołu kontrolerów należy w szczególności:
1) podział zadań kontrolnych pomiędzy kontrolerów;
2) zapewnienie prawidłowego i terminowego przeprowadzenia kontroli;
3) sporządzenie protokołu kontroli;
4) sporządzenie wystąpienia pokontrolnego;
5) sporządzenie projektu zaleceń pokontrolnych, w przypadku stwierdzonych nieprawidłowości.

§ 6. 1. Burmistrz Lubniewic może wyłączyć kontrolera z postępowania kontrolnego, gdy zajdzie uzasadniona wątpliwość co do jego bezstronności.
2. Ustaleń kontrolera, który został wyłączony z postępowania kontrolnego, nie uwzględnia się w protokole.

§ 7. 1. Kontrolę przeprowadza się na podstawie planu kontroli zatwierdzonego przez Burmistrza Lubniewic.
2. Plan kontroli powinien zwierać:
1) nazwę i adres komórki lub jednostki kontrolowanej;
2) zakres lub przedmiot kontroli;
3) okres objęty kontrolą;
4) rodzaj kontroli;
5) termin kontroli;
6) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera lub kontrolerów.
3. Zmiany planu kontroli wymagają zatwierdzenia Burmistrza Lubniewic.
4. Plany kontroli rozpowszechnia oraz przechowuje komórka organizacyjna Urzędu.
5. Burmistrz Lubniewic  może zarządzić przeprowadzenie kontroli doraźnej.

§ 8. 1. Dokumentem upoważniającym do przeprowadzenia kontroli w jednostkach organizacyjnych jest imienne upoważnienie wydane przez Burmistrza Lubniewic.
2. Wzór upoważnienia stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
3. Upoważnienie, o którym mowa w ust.1 po zakończeniu kontroli dołącza się do akt kontroli.

§ 9. Przed rozpoczęciem kontroli kontroler ma obowiązek:
1) zapoznać się z przepisami i innymi materiałami dotyczącymi zakresu lub przedmiotu kontroli;
2) zapoznać się z ustaleniami poprzednich kontroli;
3) powiadomić kierownika komórki lub jednostki kontrolowanej o terminie kontroli, przedmiocie kontroli, okresie objętym kontrolą, przewidywanym terminie zakończenia kontroli.

§ 10. 1. Podczas przeprowadzania postępowania kontrolnego kontroler ma prawo do:
1) swobodnego poruszania się po komórce lub w jednostce kontrolowanej oraz w miejscu wykonywaniach ich zadań;
2) wglądu do wszelkich dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli, z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych;
3) tworzenia kopii, odpisów i wyciągów dokumentów oraz materiałów mających istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego;
4) przeprowadzania oględzin obiektów i innych składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności;
5) wzywania i przesłuchiwania świadków;
6) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień;
7) korzystania z pomocy biegłych.
2. Obowiązkiem kontrolowanego jest:
1) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym udostępniania urządzeń technicznych;
2) przedstawienie do kontroli żądanych dokumentów i materiałów, sporządzania z nich uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów;
3) udzielanie wyjaśnień kontrolerowi.
3. Odmowa udzielenia wyjaśnień oraz udostępnienia dokumentów i materiałów, sporządzenia kopii, odpisów, wyciągów, zestawień itp. następuje wyłącznie wówczas gdy zawierają one informację stanowiącą tajemnicę ustawowo chronioną, a kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.
4. Odmowa, o której mowa w ust.3, następuje w formie pisemnego oświadczenia, które kontroler dołącza do akt kontroli

Rozdział III

Czynności kontrolne
§ 11. 1. Czynności kontrolne przeprowadza się u kontrolowanego w czasie wykonywania jej zadań, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli, także poza godzinami pracy.
2. W przypadku trudności lokalowych w siedzibie komórki lub jednostki kontrolowanej albo innych przeszkód, kontroler może prowadzić postępowanie kontrolne na swoim stanowisku pracy.

§ 12. 1. Rozpoczęcie i zakończenie kontroli w jednostce organizacyjnej zostaje odnotowane w księdze ewidencji kontroli prowadzonej przez tą jednostkę.
2. W dniu rozpoczęcia kontroli w jednostce organizacyjnej, kontroler przekazuje kierownikowi tej jednostki upoważnienie, o którym mowa w § 8 Zarządzenia.

§ 13. 1. Kontroler dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
2. Dowodami w szczególności są:
1) dokumenty;
2) inne nośniki informacji, np. programy komputerowe, foldery, pliki;
3) pisemne wyjaśnienia złożone przez kontrolowanych pracowników;
4) pisemne oświadczenia składane przez kierownika komórki lub jednostki kontrolowanej;
5) rzeczy, przedmioty, urządzenia;
6) oględziny;
7) opinie biegłych.
3. W razie uzasadnionej potrzeby kontroler dokonuje zabezpieczenia dowodów poprzez:
1) oddanie dowodów na przechowanie kierownikowi komórki lub jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem;
2) przechowywanie dowodów w komórce lub jednostce kontrolowanej w oddzielnych i zamkniętych urządzeniach;
3) zabranie dowodów z komórki lub jednostki kontrolowanej do komórki kontrolera za pokwitowaniem.
4. Kontroler utrwala w postaci notatki służbowej inne czynności podjęte w toku kontroli, a także zdarzenia, które mają istotne znaczenie dla ustaleń kontroli.

§ 14. 1. Kontroler w razie potrzeby ustalenia stanu faktycznego obiektu albo przebiegu określonych czynności może przeprowadzić oględziny.
2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika lub wyznaczonego przez niego pracownika komórki lub jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom.
3. Z oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontroler i osoba wymieniona w ust.2.

§ 15. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia czynu zabronionego, kontroler niezwłocznie zawiadamia na piśmie swojego bezpośredniego przełożonego, który po zaopiniowaniu, przekazuje to zawiadomienie Burmistrzowi Lubniewic.

§ 16. W czasie trwania kontroli kierownik komórki lub jednostki kontrolowanej może kontrolerowi złożyć pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.

§ 17. 1. Wyniki kontroli kontroler przedstawia w protokole kontroli, który zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego podczas czynności kontrolnych, w tym stwierdzonych nieprawidłowości.
2. Protokół kontroli powinien zawierać:
1) znak sprawy nadany zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt;
2) oznaczenie komórki lub jednostki kontrolowanej;
3) imię i nazwisko kierownika komórki lub jednostki kontrolowanej, z uwzględnieniem zmian w okresie objętym kontrolą;
4) imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz nazwę komórki kontrolera lub kontrolerów przeprowadzających kontrolę;
5) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
6) określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą;
7) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych;
8) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli;
9) adnotację o dokonaniu wpisu do księgi ewidencji kontroli, jeżeli taka księga jest prowadzona przez jednostkę kontrolowaną,
10) wzmiankę o liczbie i doręczeniu egzemplarza protokołu kierownikowi komórki lub jednostki kontrolowanej,
11) podpisy kontrolera i kierownika komórki lub jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania protokołu,
12) parafy kontrolera i kierownika komórki lub jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu,
13) ponumerowane strony;
14) w razie odmowy podpisania protokołu należy umieścić adnotację.
3. W przypadku, gdy protokół kontroli lub jego część zawiera informacje stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną, nadaje się mu w całości lub części odpowiednia klauzulę tajności.
4. Do protokołu kontroler sporządza wykaz dowodów uzyskanych podczas postępowania kontrolnego i dołącza do akt kontroli.

Rozdział IV

Zgłaszanie i rozpatrywania zastrzeżeń do protokołu kontroli
§ 18. 1. Kierownikowi komórki lub jednostki kontrolowanej przysługuje, po podpisaniu protokołu, prawo zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń w nim zawartych.
2. Zastrzeżenia wraz z uzasadnieniem składa się na piśmie w terminie co najmniej 7 dni od dnia otrzymania i podpisania protokołu. Kierownik jednostki kontrolowanej składa zastrzeżenia do Burmistrza Lubniewic.
3. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust.2, kontroler dokonuje ich analizy w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, a w przypadku stwierdzenia zasadności tych zastrzeżeń w całości lub w części, dokonuje odpowiednio zmiany lub uzupełnienia protokołu.
4. Jeżeli kontroler nie uwzględni zastrzeżeń w całości, przekazuje w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. W przypadku zastrzeżeń złożonych przez kierownika jednostki kontrolowanej, kontroler przedkłada swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem do akceptacji swojemu bezpośredniemu przełożonemu, a następnie do  Burmistrza  Lubniewic celem zatwierdzenia.
5. Zmieniony w wyniku czynności, o których mowa w ust.3, protokół zostaje ponownie przekazany do podpisania kierownikowi komórki lub jednostki kontrolowanej.
§ 19. Kierownik komórki lub jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli i złożyć w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie odmowy. Odmowa podpisania protokołu nie wstrzymuje dalszego postępowania kontrolnego. Przepis § 18 ust.2 stosuje się odpowiednio.

Rozdział V

Wystąpienia i zalecenia pokontrolne
§ 20. 1. Kontroler sporządza wystąpienie pokontrolne, które przedkłada do akceptacji swojemu bezpośredniemu przełożonemu, a następnie do zatwierdzenia  Zastępcy Burmistrza.
2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać ocenę działalności komórki lub jednostki kontrolowanej, opis stwierdzonych nieprawidłowości oraz ewentualnie opis przyczyn powstania nieprawidłowości oraz zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości, a także wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia.
3. Wystąpienie pokontrolne przedkłada się Burmistrzowi Lubniewic.

§ 21. 1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontroler sporządza projekt zaleceń pokontrolnych. Po uzyskaniu akceptacji bezpośredniego przełożonego oraz nadzorującego  Zastępcy Burmistrza, przedkłada do zatwierdzenia Burmistrzowi Lubniewic.
2. Kierownicy komórek lub jednostek kontrolowanych, do których zostały skierowane zalecenia pokontrolne, są obowiązani w terminie określonym w zaleceniach, zawiadomić Burmistrza Lubniewic o sposobie wykonania wniosków i zaleceń oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.
3. Od zaleceń pokontrolnych nie przysługują środki odwoławcze.

Rozdział VI

Informacje o przeprowadzonych kontrolach
§ 22. 1. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz pozostałych jednostkach organizacyjnych sporządza się informacje o wynikach kontroli.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych przygotowują informację o wynikach kontroli z przeprowadzonych przez podległych pracowników oraz przekazują ją do Referatu Organizacyjnego do 31 stycznia każdego roku.
3. Informację, o której mowa w ust.2, opracowuje się na podstawie protokołów, wystąpień oraz zaleceń pokontrolnych.
4. Informacja o wynikach przeprowadzonych kontroli zawiera w szczególności:
1) oznaczenie komórki, która przeprowadziła kontrolę;
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe kontrolera;
3) oznaczenie podmiotu kontrolowanego;
4) termin przeprowadzonej kontroli;
5) zakres kontroli;
6) ustalenia kontroli, w tym stwierdzone nieprawidłowości;
7) wnioski.

§ 23. 1. Pracownicy Referatu Organizacyjnego sporządzają roczne sprawozdanie
z przeprowadzonych przez siebie kontroli i po zatwierdzeniu bezpośredniego przełożonego przedstawią je Burmistrzowi Lubniewic najpóźniej do 31 stycznia każdego roku.
2. Z przeprowadzonych w Urzędzie kontroli przez zewnętrzne organy i instytucje kontrolujące, Referat Organizacyjny sporządza roczne zestawienie, które zawiera m.in. informację na temat instytucji lub organu kontrolującego, zakresu kontroli, wnioski i zalecenia pokontrolne, informację o wykonaniu tych wniosków lub zaleceń oraz komórkę lub osobę odpowiedzialną za wykonanie tych wniosków lub zaleceń.
3. Z przeprowadzonych kontroli w Urzędzie oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych przez wyznaczonych pracowników Urzędu, Referat  Organizacyjny sporządza roczne zestawienie, na podstawie otrzymanych informacji, o których mowa w § 22 ust 2-4 Zarządzenia.

Rozdział VII

Kontrole prowadzone przez organy kontroli zewnętrznej
§ 24. 1. Organy kontroli zewnętrznej wpisują rozpoczęcie i zakończenie kontroli w Książce kontroli, z wyłączeniem Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Lubniewicach.
2. Książka kontroli Urzędu przechowywana jest w Sekretariacie Burmistrza Lubniewic.
3. Pracownicy Referatu  Organizacyjnego odnotowują w Książce kontroli informacje o terminie otrzymania oraz miejscu przechowywania protokołów, wystąpień pokontrolnych i zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej.

§ 25. 1. Referat Organizacyjny gromadzi i przechowuje oryginały protokołów, wystąpień pokontrolnych oraz zaleceń pokontrolnych z kontroli przeprowadzonych
w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej.
2. Referat  Organizacyjny przekazuje kopie pism, o których mowa w ust.1, kierownikom komórek organizacyjnych, których kontrola dotyczyła.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych są obowiązani przekazywać do Referatu Organizacyjnego informacje o podjętych działaniach oraz kopie odpowiedzi kierowanych do organów kontroli zewnętrznej.

Rozdział VIII

Przepisy końcowe
§ 26. Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych oraz kierowników jednostek organizacyjnych do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego Zarządzenia.
§ 27. Wykonanie Zarządzenia powierzam Zastępcy Burmistrza.
§ 28. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Załącznik nr 1 do zarządzenia (24kB)